Czym jest onboarding?
Chciałam przytoczyć i rozwinąć trochę (moim zdaniem) dość bagatelizowany temat procesu jakim jest onboarding klienta. Wysyłasz ofertę do swojego potencjalnego usługodawcy, on jest zainteresowany, dogadujecie szczegóły i cyk! Łapiesz zlecenie, brawo!
Tylko co dalej?
Teoretycznie wiadomo, dopiąć formalności i czekać na zadania. Ale… można w tym momencie można usystematyzować sobie przebieg rozpoczęcia współpracy. Może wydawać się, że szkoda na to czasu lub że można bez tego się obejść. Owszem, można. Niemniej wbrew pozorom daje to wiele korzyści zarówno dla Ciebie jak i Twojemu klientowi.
Od startu Twojego nowego zlecenia masz gotowy schemat działania i zapoznajesz klienta ze swoją strategią działania i stylem pracy. Nowy usługodawca widzi, że podchodzisz od początku profesjonalnie do współpracy i wzbudzasz zaufanie. Czuje się zaopiekowany i że jego interesy zostały powierzone w dobre ręce.
Odpowiednio zaplanowany proces onboardingu, wykorzystywany regularnie przy rozpoczęciu każdej współpracy, elegancko wchodzi w nawyk i nie zajmuje dużo czasu. Po załapaniu tego mechanizmu każdy kolejny raz idzie już z górki. Będziesz mieć zaplanowaną całą komunikację i tylko odhaczysz kolejne punkty ze swojej check listy.
Jak powinien wyglądać proces onboardingu?
Przygotuj PDF powitalny dla klienta.
Opisz w nim informacje na swój temat. W jakich dniach i godzinach pracujesz, jaki jest dla Ciebie najlepszy kanał komunikacji. Podaj w nim swoje dane kontaktowe, linki do kanałów w social mediach. Prawdopodobnie już przekazywałaś takie informacje klientowi, warto jednak przesłać mu je w pliku, zebrane wszystkie w zgrabnym dokumencie.
Zwróć też uwagę na fakt, że przygotowujesz sobie właściwie raz swój markowy szablon i później jedynie modyfikujesz go i personalizujesz pod profil swojego świeżo pozyskanego usługobiorcy.
Taki PDF to niby drobiazg, ale na starcie nowej współpracy zyskujesz wiele w oczach nowego klienta. Niech ten plik godnie reprezentuje Ciebie i Twoje możliwości.
Przygotuj sobie listę dostępów jakie potrzebujesz, aby nadał Ci Twój nowy klient.
Wypisz zadania, jakie będziesz dla niego realizować i na ich podstawie stwórz listę. Może to być: dostęp do strony www, Instagrama, Facebooka, LinkedIn, poczty e-mail, programu Calendly, Canvy, Asany czy programu do wysyłki newsletterów.
W ten sposób mając zlecenia od większej ilości osób, nie przygniecie Cię ilość danych jakimi musisz operować, aby sprawnie obsługiwać mnogość zleceń i projektów. Dodatkowo znowu punktujesz u klienta za dbanie o kwestię uzyskania dostępów i sprawnej obsługi.
Poproś klienta o informację na temat jego identyfikacji wizualnej marki (jeśli taką ma oczywiście 😄).
Będą to fonty i kolory, których używa w social mediach, np. na grafikach czy jakieś charakterystyczne elemety graficzne lub zdjęcia.
Podobnie jak z kwestią listy dostępów, wszelkie inne informacje pozyskuj od razu i gromadź w usystematyzowany sposób, aby móc sprawnie i efektywnie z nich korzystać.
Jeżeli klient nie korzysta z programu do zarządzania projektami, a Ty już teraz widzisz, że zadań będzie dużo – zaproponuj, że założysz Wam wspólny projekt i wdrożysz zleceniodawcę.
Znowu plusujesz u usługobiorcy za zaangażowanie we współpracę. Propozycja wdrożenia nowego klienta w korzystanie z programu do zarządzania projektami to duże ułatwienie dla obu stron, aby współpraca układała się pozytywnie, a przepływ informacji i danych był szybszy i bardziej płynny.
A Ty stosujesz onboarding klientów w swoim biznesie? Może jest to brakujący element Twojej relacji z nowymi zleceniodawcami? Może pora wdrożyć ten proces u Ciebie?
Pomyśl i działaj 😊
Właśnie szykuję ten dokument dla swoich klientów. Czy robisz go w formie edytowalnego pdfa? W nim sobie zapisujesz wszytskie dane dostępowe? Gdzie przechowywać dane dostępowe dla różnych klientów?
PDF jest edytowalny, ale tylko dla mnie (mam projekt w Canvie). Klient dostaje gotowy dokument. Rzadko zmieniam w nim treść, chyba, że zmienia się coś istotnego w mojej pracy, np. dostępność, godziny pracy, czy adres e-mail. Nie mam w nim żadnych danych dostępowych klientów, te informacje przechowuję w bezpiecznym menadżerze haseł. Ja np. używam Last Pass – bardzo polecam to rozwiązanie 🙂 Jeśli chodzi o jakieś informacje, które nie są tajne (np. kolory marki, upodobania, sposób rozliczania, jedni wolą FV ostatniego dnia miesiąca, inni np. pierwszego itp.) to każdemu klientowi zakładam osobny projekt w Asanie i to tam umieszczam takie informacje. Oczywiście ten projekt jest tylko dla mnie, nie udostępniam go klientom 🙂