Każdy popełnia błędy. Czy to źle? Oczywiście że nie, choć zależy jak ktoś postąpi dalej. Jeśli traktowane są jako nauka na przyszłość, to właśnie one są największą siłą napędową rozwoju osobistego i własnych działań zawodowych.
Bazując na osobistych doświadczeniach oraz na moich obserwacjach poczynań coraz większej liczby pojawiąjących się wirtualnych asystentek, mogę śmiało wypunktować najczęstsze złe kroki podejmowane przez adeptów sztuki wirtualnej asysty.
1. Brak przygotowania się do rozpoczęcia zawodu
Z pewnością w każdej profesji osoby początkujące zanim nabędą doświadczenia, wykonują wiele niekorzystnych kroków. Uważam jednak, że w takim zawodzie jakim jest wirtualna asystentka, tendencja do popełniania błędów jest zauważalnie większa. Dlaczego? Ano dlatego, że to nie jest zawód, którego uczysz się w szkole. Właściwie to nie musisz zrobić nawet żadnego kursu. Właściwie to można po prostu nazwać się wirtualną asystentką i zareklamować swoją chęć świadczenia usług w sieci. Tylko co wtedy można zaoferować klientom? Niewiele. I tu dochodzimy do momentu, w którym trzeba postawić sprawę jasno. Jeżeli podejmujesz się wykonywania takiego zawodu, niezbędne jest samokształcenie.
2. Brak inwestycji w swój rozwój
Łatwo zapomnieć na początku swojej przygody z wirtualną asystą o aspekcie budowy swojego wizerunku i solidnego zaplecza do wyeksponowania swoich atutów oraz zadbania o promocję. Być może przygotowujesz piękne grafiki, chwytliwe teksty lub przyciągające stories na insta, ale umiejętności mogą zdać się na nic, jeżeli najpierw nie przyciągnie się do siebie klienta. Trzeba najpierw zainwestować przede wszystkim duuuużo czasu (i ewentualnie trochę funduszy), żeby odpowiednio zaprezentować siebie i wyróżnić się w sieci, a także rozwijać swoje umiejętności i wizerunek.
3. Zaniżanie wartości swojej pracy i samej siebie
Większość początkujących osób chce przyciągnąć potencjalnych klientów atrakcyjną ofertą cenową. Pomijając kwestię, że jest to działanie szkodliwe dla całego zawodu, to w dodatku szkodzi się sobie samemu. Praca ponad siły, branie zbyt wielu zleceń żeby zarobić sensowne pieniądze, brak czasu na odpoczynek i na rozwój własny. Samoocena po dłuższym czasie spada i pojawia się brak perspektywy na przyszłość w tej profesji.
4. Wysyłanie hurtowo oferty
Niedobór klientów i zleceń to norma przy rozkręcaniu swojej działalności, niemniej łatwo popełnić desperackie ruchy i pomysły w kierunku pozyskiwania usługobiorców. Jednak z obserwacji (i z moich doświadczeń troszkę też 😉) wiem, że po raz kolejny jakość (i odpowiednie targetowanie, zamiast wysyłania na chybił-trafił) wygrywa z ilością wysyłanych ofert.
5. Wpisanie w ofertę umiejętności, których nie posiadasz
Czy naprawdę władasz językiem hiszpańskim na poziomie B2? Nawet jeśli nie, to jeśli oferta pracy jest kusząca, to uznajesz że Twoje A2 może świetnie udawać B2. Być może jakoś oblecisz i nie przyjdzie Ci korzystać z danej umiejętności, ale co jeśli polegniesz przed klientem? Pół biedy jeśli wpadniesz na rozmowie. Po podjęciu współpracy to bardzo rażąca wtopa. Warto zastanowić się jaki ma sens umieszczanie w ofercie umiejętności, których się nie posiada. Tak samo wygląda sprawa z wysyłaniem oferty na ogłoszenia, w których usługobiorca oczekuje rzeczy, których się nie potrafi.
6. Zbyt obszerna oferta
Najczęściej debiutanci w swojej ofercie chcą zawrzeć wszystkie swoje atuty i wszystkie umiejętności jakie posiadają (choćby były ledwie przez nich tknięte). Najlepszą możliwą opcją jest kształcenie się w węższych zakresach umiejętności i oferować wyższy poziom usług przy danej specjalizacji. Sama mam mocno uszczuploną ofertę w stosunku do jej wyglądu na początku mojej wirtualnej przygody.
7. Brak personalizacji oferty i maili
Z własnego doświadczenia mogę potwierdzić znaczącą różnicę w odzewie od potencjalnych klientów, gdy oferta lub zapytania o współprace są personalizowane. Mogło by się wydawać, że to szczegół, ale klient czuje się zdecydowanie lepiej, otoczony zainteresowaniem, gdy oferta jest przygotowana indywidualnie dla niego. Bez tego propozycje współpracy mogą być dla niego nieciekawe i irytujące jak spam.
8. Brak doprecyzowania warunków współpracy / brak umowy
To temat, który pojawia się dopiero przy pierwszej nieudanej współpracy. Może się okazać, że dany klient okazuje się nie być właściwym usługobiorcą dla Ciebie. Wtedy może wyjść, że nie dopilnowana została kwestia podpisania umowy lub okazuje się, że w niepełny sposób chroni ona Twoje interesy. Łatwo napotkać trudności i zafundować sobie dużo nerwów, więc warto od samego początku dbać o dopełnianie formalności przy rozpoczynaniu współpracy.
9. Brak wizytówki (strona www, konto w social media, portfolio)
Nie ma szans na wypadnięcie atrakcyjnie w oczach klienta nie mając nic do zaprezentowania w sieci. Brak jakiejkolwiek wizytówki, strony lub profilu jest równoznaczny ze skazaniem siebie na zaginięcie w przestrzeni internetowej. Potencjalny klient zawsze wybierze kogoś, kto dba o swój wizerunek i potrafi zaprezentować swoje walory i umiejętności.
10. Zamiast obserwowania 2-3 osób z branży i wzorowanie się na nich, obserwowanie wszystkich – chaos informacyjny
Nawiązując do kwestii samokształcenia – łatwo zagubić się natłoku informacji w sieci. Wiele osób dzieli się swoją wiedzą i przemyśleniami (również i ja 😉) także i w tematyce wirtualnej asysty. Każdy może mieć swoje racje, opinie i punkty widzenia i nietrudno o zgrzyty w pozyskiwaniu wiedzy u wielu źródeł. Nie ma też nic złego w inspirowaniu się osobami bardziej doświadczonymi. Jednocześnie uważam, że rozsądnie jest ograniczyć się do jednej lub kilku osób, od których można czerpać wiedzę, niż błądzić w otchłaniach Internetu. Profesjonalny mentoring okazuje się być najlepszym rozwiązaniem, choć nie jest bezpłatny.
Błędy początkujących wirtualnych asystentek – podsumowanie
Pewnie można by jeszcze doszukać się kolejnych przewinień, ale powyższa lista i tak jest dość potężną dawką pożytecznej wiedzy na temat tego jak ulepszyć swój start jako WA. Każdy (bez względu na staż) popełnia jakieś mniejsze lub większe błędy. To nieuniknione. Błądzić jest rzeczą ludzką. To żaden wstyd. Przecież nie myli się tylko ten, kto nic nie robi 😉